La generalización del teletrabajo, la creciente necesidad de coordinar a distancia a todos los colaboradores de un mismo proyecto y la importancia de optimizar los procesos de trabajo han puesto en escena la metodología Scrum.

Lo que empezó siendo una de las mayores aliadas de grandes empresas como Amazon, Google, Ferrari o 3M (entre otras), se ha convertido en una aspiración para todas aquellas compañías con similares necesidades en cuanto a la gestión de personal. Pero ¿sabes qué es Scrum y cómo emplear esta metodología de gestión de proyectos en el día a día de tu negocio? ¡Veámoslo!

Qué es scrum y para qué sirve

Es posible que ya trabajes con alguna app para la gestión de partes de trabajo y que la nomenclatura Scrum no te sea tan desconocida. Pero si los procesos ágiles son aún un mundo desconocido para ti, el término en sí mismo puede resultarte hasta confuso. Por esta razón, en este post encontrarás todos los detalles sobre qué es Scrum y para qué sirve.

Empecemos sentando las bases. Aunque son términos que se suelen utilizar indistintamente, las metodologías ágiles y Scrum no son exactamente lo mismo. Las primeras hacen referencia a todas las prácticas y métodos recogidos en el manifiesto ágil. Por su parte, Scrum es uno de los marcos de trabajo que hacen posible la implementación de este principio de trabajo colaborativo entre diferentes equipos.

Scrum fue desarrollado por Jeff Sutherland a mediados de los 90, tras años de frustración al comprobar cómo las empresas acumulaban proyectos poco rentables y sin resolver. El marco de trabajo Scrum propone un conjunto de buenas prácticas con las que se intenta agilizar el trabajo. ¿Cómo? Evaluando constantemente los proyectos, animando a los equipos a compartir su experiencia y, sobre todo, aplicando un enfoque flexible para adaptarse a las necesidades del proyecto y a los costes.

Las bases del modelo Scrum: cuál es la metodología

Los pilares de Scrum son la transparencia, la inspección y la adaptación. Pero para que estos principios funcionen correctamente, también es necesario que entren en acción figuras/roles esenciales:

– El Product Owner, o la persona que define qué incluye el proyecto y establece cómo añadir valor al mismo.

– El Scrum Master, o responsable de garantizar que las buenas prácticas del Scrum sean comprendidas y aplicadas con eficiencia.

– El equipo o Developers, quienes deben poner en marcha cada uno de los pasos previamente establecidos para sacar adelante el proyecto.

Para el desarrollo del proyecto, el marco de trabajo Scrum se basa en la celebración de pequeños eventos denominados Sprints. En la práctica, ponen de manifiesto las diferentes etapas en las que va avanzando el proyecto y cuentan con un tiempo estimulado bien delimitado. La duración de los Sprints puede variar según las necesidades de los proyectos y de los equipos, aunque lo habitual es que sean de dos semanas. En cualquiera de los casos, se recomienda que no sean superiores a un mes, puesto que, con el transcurso de las semanas, la definición del programa cambia y aumenta su complejidad.

Para asegurar el cumplimento de los Sprints, es importante no realizar cambios que puedan poner en peligro los objetivos, mantener los estándares de calidad y mantener el trabajo conjunto entre el Product Owner y el equipo. Asimismo, es necesario realizar una revisión tras la finalización de cada Sprint para evaluar los resultados obtenidos y ajustar los siguientes.

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Cómo aplicar proyectos ágiles con Scrum

Muy lejos de ser algo complejo, las bases del marco de trabajo Scrum pueden ser aplicadas de manera sencilla en todo tipo de negocios. Para empezar, tan solo hace falta definir una hoja de ruta que permita implementar la metodología Scrum en proyectos.

1. Definir los elementos de Scrum: tal y como hemos explicado anteriormente (Product Owner o responsable del producto; equipo de trabajo; Scrum Master y duración del Sprint).

2. Dar prioridad a una lista de objetivos o, lo que es lo mismo, ordenar una hoja de ruta con los requisitos más importantes, los detalles sobre estos requerimientos y las tareas a realizar para lograrlos.

3. Planificar el Sprint para establecer los compromisos de forma concisa y transparente, determinando las tareas y sus revisiones.

4. Dar a conocer el trabajo en las reuniones diarias, compartiendo los resultados y las posibles dificultades encontradas para cumplir con los objetivos.

5. Revisar el Sprint, una vez finalizado el tiempo de trabajo, para visibilizar el progreso real.

6. Comenzar el siguiente Sprint inmediatamente después de analizar todos los puntos de mejora y subsanar los obstáculos presentados.

Qué permite la metodología Scrum para proyectos

Una vez tengamos claro qué es la metodología Scrum para proyectos, hablemos de sus beneficios y posibles inconvenientes.

Cómo se aplica la metodología Scrum

Ventajas de la metodología Scrum

Realización. Concluir etapas proporciona un extra de motivación para los equipos y ayuda a mantener el nivel de implicación en los proyectos.

Se agilizan los procesos aportando mayor valor a los clientes.

Disminuyen las probabilidades de imprevistos, puesto que las entregas al cliente se hacen de forma fragmentada y, además, todos los implicados en el proyecto tienen una visión global del mismo.

Flexibilidad y transparencia. Exponer todos los procesos y documentos permite mejorar los procesos y reordenar el trabajo según los progresos alcanzados.

Desventajas de la metodología Scrum

Incumplimiento de plazos. El hecho de centrarse en aportar valor en cada una de las etapas puede retrasar los proyectos y llevar a la renegociación de plazos.

Pese a su facilidad de implementación, la utilización de la metodología Scrum requiere un cambio de cultura en la empresa, desde los fundamentos de la organización hasta la visión de los clientes.

Pérdida de perspectiva debido a la fragmentación de los proyectos, ocasionando fallos a la hora de unificar y concluir el trabajo.

Conclusiones

En líneas generales, se puede decir que el Scrum es un método efectivo si se aplica con los fundamentos y el enfoque correctos. Pero tanto en la implementación de Scrum como en la de cualquier otra metodología Agile, es fundamental medir el éxito y el fracaso y apoyarse en medios eficaces para lograr los objetivos definidos.

La implicación del equipo y la revisión constante de los procedimientos es primordial para asegurar su solidez en el marco de cualquier negocio. Una buena forma de empezar es contar con herramientas de optimización de procesos, como el software de MovilGmao, que permite transformar y digitalizar la gestión de proyectos en las empresas.

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