Gestionar bien el stock de repuestos de mantenimiento no consiste en tener “un poco de todo”. Consiste en tener lo necesario, en el momento adecuado, sin inmovilizar más dinero del imprescindible. Cuando un equipo se detiene y falta una pieza crítica, el problema ya no es solo de almacén: aumenta el tiempo de reparación, se retrasan órdenes de trabajo y pueden aparecer costes por parada, urgencias o compras de última hora.
El primer paso es clasificar los repuestos por criticidad. No todos tienen el mismo impacto. Un filtro habitual, una bombilla o un consumible de limpieza no deben gestionarse igual que una correa específica, un sensor difícil de conseguir o una pieza asociada a un equipo crítico. Puedes usar una clasificación sencilla:
- Críticos: si faltan, el activo se para o afecta a seguridad, producción o servicio.
- Importantes: generan retrasos, pero existe una alternativa temporal.
- Consumibles: se usan con frecuencia y son fáciles de reponer.
Después, calcula el stock mínimo. Una fórmula básica es:
Stock mínimo = consumo medio durante el plazo de entrega + stock de seguridad
Por ejemplo, si usas 4 filtros al mes y el proveedor tarda 15 días en entregarlos, tu consumo durante el plazo de entrega será de 2 filtros. Si quieres tener 2 filtros extra como seguridad, tu stock mínimo será 4.
El siguiente dato clave es el punto de pedido, es decir, cuándo debes volver a comprar. Se calcula teniendo en cuenta el consumo, el plazo de entrega y el margen de seguridad. Si esperas a que el stock llegue a cero, ya vas tarde.
También conviene revisar referencias duplicadas. En muchos almacenes de mantenimiento, la misma pieza aparece con nombres distintos: “filtro aire 20×20”, “filtro climatización grande” o “filtro UTA sala 2”. Esto provoca compras innecesarias y errores al buscar repuestos. Cada pieza debería tener una referencia clara, activo asociado, proveedor, ubicación y cantidad mínima.
Una buena gestión de repuestos reduce el MTTR, evita compras urgentes y mejora la planificación del mantenimiento preventivo. Puedes empezar con una hoja de cálculo si tu operación es pequeña, pero cuando hay varios técnicos, activos críticos o almacenes distintos, conviene centralizarlo en un GMAO.
La clave no es acumular piezas. La clave es saber qué repuesto necesitas, dónde está, cuándo pedirlo y qué pasa si falta.
¿Quieres evitar roturas de stock y tener siempre localizados tus repuestos críticos? Con MovilGmao puedes gestionar inventario, activos, órdenes de trabajo y mantenimiento preventivo desde una sola app móvil.
