La automatización de procesos es algo que toda empresa debe plantearse llevar a cabo para ser competitiva y eficiente, mejorar su margen de beneficios, y dar un mejor servicio a sus clientes. La automatización y control de procesos posibilita que toda la gestión y el funcionamiento interno dentro de la empresa se optimicen, evitando pérdidas de tiempo innecesarias en tareas repetitivas o redundantes, y reduciendo el que se destina a aquellas actividades que sí son necesarias. Pero tiene otras ventajas: ¿quieres saber cuáles?

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en integrar tecnología y software en actividades que antes se realizaban manualmente por seres humanos para que sean realizadas de forma más rápida y con un menor coste, aumentando de este modo la productividad y también el control sobre la efectividad de dichos procesos y actividades.

Podemos entender fácilmente qué es la automatización de procesos si pensamos en cualquier actividad rutinaria que antes realizábamos personalmente, y que hoy día podemos llevar a cabo de forma más eficaz mediante, por ejemplo, una aplicación en nuestro móvil: hacer la compra, pedir comida, realizar una transacción bancaria, controlar la temperatura de nuestra casa… Son ejemplos de procesos que hoy día realizamos de forma más eficaz y en menos tiempo, gracias a la integración de la tecnología. ¿Cómo aplicarlo a una empresa? Veámoslo.

Cómo Automatizar procesos en la empresa

Normalmente las empresas emplean métodos de organización y trabajo en los que diferentes personas tienen tareas específicas asignadas. Si hay muchas personas implicadas en el sistema de trabajo, o si la tarea asignada es de por sí compleja e implica gestionar un gran volumen de datos, clientes, pedidos, etc, llega un momento en que es necesario automatizar procesos en la empresa para mejorar la eficacia interna, reducir costes, y aumentar la productividad y la rapidez.

La automatización de procesos puede abarcar distintas áreas: la gestión de recursos humanos, la atención al cliente, la gestión de almacén y pedidos, la contabilidad… Por ejemplo, podemos utilizar una app de partes de trabajo sencilla y eficaz como MovilGmao para gestionar todas las órdenes de trabajo de los empleados, de forma que podamos controlar en todo momento qué hace cada trabajador, responder de forma ágil a incidencias e imprevistos, reducir las pérdidas de tiempo, vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad, etc.

La automatización de procesos también puede utilizarse en la empresa para mejorar todo el control de la gestión y realizar un seguimiento de objetivos y un análisis de resultados, corrigiendo errores y planteando nuevas estrategias. En cualquier caso, es importante antes de nada realizar una serie de pasos para automatizar un proceso dentro de una empresa:

  • – Estudiar si es posible implementar una automatización de los procesos en nuestro negocio: en algunos tipos de negocio, puede no ser viable, o tener escasa utilidad.
  • – Elegir el software/aplicación adecuado de un proveedor de confianza, buscando referencias de otros clientes y si, por ejemplo, ofrece servicios de mantenimiento, asistencia técnica, garantía, etc.
  • – Analizar dónde es posible implementar una automatización de procesos, y estudiar la viabilidad y la relación coste-beneficio a corto, medio y largo plazo.
  • – Considerar la posibilidad de automatizar sólo algunos procesos, o ciertos departamentos dentro del negocio: puede que ciertas tareas sean más eficaces si las siguen realizando personas, pero hay que identificar cuáles y por qué.
  • – Prever que habrá dedicar tiempo y recursos para la formación del personal. Es conveniente buscar un proveedor que ofrezca este tipo de servicio, además del software en sí.
  • – Anticiparse a problemas derivados de la automatización: por ejemplo, ¿qué pasa si falla el software? ¿Qué alternativas implementamos? ¿Cómo respondemos ante un error de los empleados al usar la aplicación?

Hay que tener en cuenta que, si bien en un principio es necesario realizar una pequeña inversión en sistemas y métodos de automatización de procesos, ésta se amortiza en un corto plazo debido a la mejora de la eficacia y los tiempos de ejecución dentro de la empresa, y a medio y largo plazo resulta plenamente rentable al aumentar la productividad y el margen de beneficios del negocio. Además, la automatización de procesos habitualmente conlleva también un cambio de metodología de trabajo dentro de la empresa, adoptando sistemas más modernos y eficaces que mejoran su competitividad.

Beneficios de la automatización de procesos

Ya hemos mencionado algunas de las ventajas de implementar sistemas de automatización de procesos en la empresa, incluyendo la reducción de los tiempos dedicados a cada tarea, y con ello de los costes; además, está demostrado que las empresas que aplican metodologías y software de automatización de la gestión consiguen reducir los errores de operatividad. Entre otros muchos, los beneficios que conseguimos con la automatización de procesos son:

Reducción de costes:

Es, como hemos dicho, uno de los principales beneficios de automatizar procesos, ya que se consigue identificar gastos superfluos y se reduce además el tiempo dedicado a cada actividad.

Estandarización de procesos:

Al estandarizar y homogeneizar sus procesos, la empresa puede realizar un mayor control de calidad en su actividad y servicios a lo largo de toda la línea de trabajo.

KPI actualizados:

Gracias al uso de aplicaciones de automatización de procesos, es posible obtener de forma fácil indicadores clave de rendimiento (KPI) actualizados y en tiempo real, para así generar informes sobre la eficacia de los procesos.

Reducción de tiempos:

La automatización de los procesos de una empresa reduce los tiempos que es necesario dedicar a muchas actividades, y elimina otras superfluas; en general, impulsa la eficiencia y la productividad.

Gestión en múltiples dispositivos:

Implementar software y apps para automatizar procesos en la empresa permite una gestión del funcionamiento de la empresa a través de distintos dispositivos: ordenadores de escritorio, portátiles, teléfonos móviles, tablets… Siendo posible realizar un seguimiento y control del negocio desde todos ellos.

Facilidad de acceso a las tareas:

Otra ventaja de usar una aplicación para automatizar procesos, vinculada a la anterior, es que cualquier persona implicada en la gestión puede tener en todo momento un fácil acceso a las tareas que se están ejecutando, dónde y cómo se realizan, si se cumplen los objetivos, etc.

Establecimiento de prioridades:

Gracias a la automatización, se pueden establecer mediante el uso del software adecuado prioridades respecto a qué tareas es necesario ejecutar antes, lo que repercute en una mejora de la eficacia.

Trazabilidad y análisis de procesos:

Al implementar una automatización en la gestión de una empresa, resulta mucho más fácil realizar una trazabilidad de todos los procesos, elaborando luego informes de resultados con los que analizar si se está trabajando con eficacia, si existen cuellos de botella o tareas redundantes, etc. Es posible, además, recibir alertas sobre las tareas.

 

Estas son sólo algunas de las muchas ventajas y beneficios que trae consigo la automatización de procesos en las empresas. Es necesario insistir en dos aspectos: primero, la importancia de escoger un proveedor de software de automatización de calidad, con buenas referencias de otros clientes; y segundo, ser conscientes de que esto no es una moda pasajera ni algo propio de grandes corporaciones, sino una necesidad que toda empresa actual, por pequeña que sea, debe plantearse seriamente si no quiere quedarse atrás frente a la competencia.

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