¿Tener demasiadas tareas entre manos te genera estrés? ¿Sientes que, a pesar de las horas empleadas, tú o tu equipo no avanza en el trabajo diario? Si estas situaciones te suenan, quizás sea el momento de desarrollar una gestión eficaz del tiempo en el trabajo, tanto para lograr mejor productividad en la empresa como satisfacción personal. En este post, te explicamos cómo mejorar la gestión del tiempo.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Desde pequeños, se nos ha dicho que aprovechemos el tiempo de forma inteligente ya que es el único ‘bien’ que no se puede recuperar. El tiempo es, sin duda, uno de los activos más importantes y valiosos que tenemos. Por ello, es tan importante gestionarlo de la mejor manera posible, tanto en el ámbito personal como profesional.
¿Cómo influye el tiempo en el trabajo? La gestión del tiempo en las empresas
Además de aumentar la productividad y de mejorar la toma de decisiones, una buena gestión del tiempo en las empresas también aporta otros beneficios a nivel individual, ya que lograr un control de las tareas previstas ayuda a mejorar la calidad de vida, ayudando en la conciliación de la rutina de trabajo y el tiempo libre. Asimismo, una buena gestión del tiempo en las empresas se refleja en una mayor sensación de bienestar, puesto que ayuda a disminuir la ansiedad.
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: 7 acciones que puedes realizar para rendir al máximo
¿Qué acciones se pueden realizar para mejorar la gestión del tiempo? La respuesta a esta pregunta no es sencilla ya que no existe un único camino para optimizar el tiempo y sacar la máxima rentabilidad al día, tanto en el entorno personal como laboral. No obstante, existen algunas estrategias sencillas y a la vez muy efectivas que pueden ayudar a administrar el tiempo de forma más inteligente. ¡Toma nota!
1. Hacer una lista de tareas
Para mejorar la gestión del tiempo, el primer paso es ordenar las tareas. Para ello, es importante tener una visión global de todo lo que se necesita hacer durante una jornada de trabajo para, así, ordenarlas por prioridades y administrarlas de forma estratégica. De esta forma también es posible identificar las tareas más complicadas y elegir si dedicarles las primeras horas de la jornada o dejarlas para el final.
2. Adiós a las distracciones
Has conseguido concentrarte al máximo en una tarea y, de repente, te paras a mirar el aviso de un email o un mensaje del móvil. Lo que sería solo una comprobación rápida de una notificación puede convertirse en una pérdida total de la atención y, con ella, de horas de trabajo. Aunque sea una obviedad, estamos tan acostumbrados a estar disponibles todo el tiempo que es importante recordar la importancia de apagar las notificaciones y evitar al máximo todo tipo de distracciones.
3. Planificar las reuniones
Las reuniones pueden convertirse en un coladero de tiempo en el trabajo. Para evitarlo, es fundamental tener claros los objetivos antes de entrar a una reunión e intentar ceñirse a los temas previstos. Asimismo, es recomendable preparar y enviar de antemano toda la documentación o información relacionada con el tema a tratar, para que así la reunión sea más eficaz y no se alargue de manera innecesaria.
4. Utilizar un software de gestión del tiempo
Además de estrategias empleadas a nivel personal para ayudar en la administración del tiempo, como la Técnica Pomodoro, existen diferentes tipos de herramientas que pueden ayudar a las empresas a organizar mejor la jornada laboral de los empleados o, como el software de MovilGmao, que ayuda a digitalizar los procesos para minimizar tiempos y conseguir que la gestión del tiempo en el trabajo sea óptima. Además de reducir costes para el negocio, la utilización de una App para la gestión de partes de trabajo también ayuda a optimizar las tareas realizadas fuera de la oficina, ofreciendo una visión general de su estado, asignación, documentación asociada, etc.
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5. Evitar la multitarea
A pesar de que la capacidad para realizar muchas tareas al mismo tiempo es una de las habilidades más elogiadas en la actualidad, lo cierto es que la multitarea puede tener efectos negativos en la concentración y realización de tareas importantes. De hecho, algunos estudios han demostrado que la multitarea puede comprometer la efectividad del cerebro a largo plazo. Para aprovechar mejor el tiempo y obtener los resultados más satisfactorios, es importante centrarse en una tarea de cada vez.
6. Delegar tareas
Una de las ventajas de establecer prioridades es la posibilidad de categorizarlas y de identificar aquellas tareas que pueden ser delegadas. Además de conseguir más tiempo para otros proyectos, delegar tareas también mejora la implicación de los empleados/compañeros ya que es una muestra de confianza. Para hacerlo de forma eficiente, una vez más es importante contar con las herramientas correctas para que el traspaso de la tarea sea sencillo y efectivo.
7. Descansar
Pese a que pueda sonar contraintuitivo, tomarse descansos regulares es una de las mejores formas de mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Insistir en llevar a cabo tareas importantes con una sobrecarga psicológica o agotamiento físico solo retrasa los resultados, además de dañar la salud mental y física de los colaboradores.
¿Cómo distribuir el tiempo en el trabajo? La gestión de equipos de trabajo y administración del tiempo
Para optimizar al máximo el tiempo en el trabajo, es importante que los responsables de equipos identifiquen los perfiles de los colaboradores para asignar las tareas más adecuadas, según las características y habilidades de cada uno. Asimismo, los gerentes deben acostumbrarse a escuchar al equipo para identificar los puntos susceptibles de mejora en los procesos productivos.
Gestión eficaz del tiempo en el trabajo: consideraciones finales
Una gestión eficaz del tiempo en el trabajo requiere de práctica diaria y organización, pero no es una tarea imposible. Utilizar las estrategias mencionadas anteriormente y apoyarse en las herramientas/softwares de gestión de tiempo son clave para organizar la actividad de una empresa y obtener mejores resultados, tanto a nivel corporativo como personal.
Dominar la gestión eficaz del tiempo es un arte que no solo aporta beneficios económicos a los negocios, sino que también ayuda a reducir el estrés y a avanzar con paso firme hacia el tan soñado equilibrio entre la vida laboral y personal.
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