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10 consejos para implantar software

En todas las empresas, sea cuál sea el sector o negocio, acaba llegando el (temido) momento de implantar un software. Llega una situación en la que, si todo va bien, la empresa empieza a crecer y es insostenible seguir manejando información en papel o con documentos Word o Excel sin ningún tipo de lógica ni orden. Es necesario actualizarse, ir adaptándose a las nuevas tendencias empresariales como la Industria 4.0, digitalizar procesos y llevar un control riguroso de la mayoría de actividades de la compañía. Será necesario pasar por un proceso de adaptación y que todo el mundo colabore, pero una vez que el software empiece a funcionar y lo introduzcamos en nuestra rutina diaria, sin duda nos facilitará muchas tareas y funciones.

 

En el mercado encontramos diferentes soluciones que pueden ayudarnos a cubrir nuestras necesidades: ERP, GMAO, CRM, soluciones de movilidad para cualquier trabajo en campo etc.

 

Si estás experimentando esta etapa dentro de tu empresa, o crees que te llegará el momento en breve, sigue leyendo para conocer los 10 puntos básicos a la hora de implantar un software:

 

  1. El primer paso es conocerse, hacer un estudio exhaustivo de nuestras necesidades. ¿Qué funcionalidades quiero cubrir? ¿Cuántas personas van a utilizar el programa? ¿En cuántos departamentos? ¿Necesitaré también nuevo hardware? Estas son las preguntas más frecuentes que debemos tener claras para así, evitar alargar procesos, tomar decisiones erróneas o incurrir en sobrecostes.

 

  1. Cuida la comunicación entre departamentos. Independientemente de la división que vaya a disfrutar del software nuevo, es importante tener en cuenta que la coordinación con otros departamentos como sistemas, consultoría o informática es fundamental para una implantación exitosa.

 

  1. Haz un calendario de tareas y de fases del proyecto, determina también quien será el responsable de cada una de ellas para que la implantación no interfiera en el resto de responsabilidades y entregas de la empresa.

 

  1. Trabaja con líderes que impulsen el cambio y los beneficios de la implantación. Apóyate en determinados perfiles dentro de la empresa que fomenten las ventajas y los beneficios que suponen este tipo de acciones. Así podrás hacer que los más reacios se adapten mejor al cambio.

 

  1. Escoge un software que sea flexible y estándar para poder adaptarlo fácilmente a futuras necesidades que en momento inicial y que así las actualizaciones no te supongan un sobrecoste.

 

  1. Comunícate activamente con tu partner durante todo el proceso. Es importante que escojas a un buen aliado en toda esta aventura. Alguien que te de seguridad y confianza. ¡Piensa que va a ser una relación larga!

 

  1. Software sencillo, pero aun así siempre con una formación. Aunque el nuevo software sea sencillo y de fácil manejo asegúrate de acordar unas jornadas de formación para todos los empleados. Recuerda que los cambios de estas características no buscan dificultar las tareas, sino que estas sean más sencillas.

 

  1. Es importante que el programa tenga actualizaciones que permitan que el producto se vaya adaptando a tus nuevas necesidades. Para esto será fundamental que el fabricante cuide su producto y vaya añadiendo nuevas funcionalidades, actualizando la usabilidad o mejorando su imagen.

 

  1. La seguridad es fundamental en los tiempos que corren. Para el departamento de IT la protección de datos y la seguridad de los servidores es algo esencial a la hora de implantar nuevos programas.

 

  1. Ya está todo en marcha y el nuevo software está disponible, pero… ¿y ahora qué? Asegúrate de contratar con tu partner servicios de soporte para que puedan ayudarte a resolver dudas, actualizar el software o solventar cualquier anomalía que pueda surgir.

 

NGI cuenta con más de 30 años de experiencia en desarrollo e implantación de soluciones de software. Una filosofía de empresa orientada al servicio personalizado y la capacidad de adaptación a las necesidades cambiantes del mercado han permitido a NGI evolucionar a lo largo del tiempo, desde el desarrollo de soluciones a medida, a la distribución de soluciones estándar.

La trayectoria y calidad de los profesionales que conforman NGI junto con productos de prestigio nacional e internacional; IBM, Solmicro, MovilGmao, VMware, etc. garantizan una solución ajustada y eficaz para su empresa.
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